En un despacho de abogados, la información es el activo más valioso. Expedientes dispersos, documentos difíciles de localizar, trabajos sin facturar, agendas desincronizadas y la constante preocupación por la confidencialidad de los datos de los clientes. Gestionar todo esto con herramientas genéricas no solo es ineficiente, sino arriesgado.

GeDoExp es un gestor documental diseñado específicamente para la operativa diaria de los despachos de abogados. Centraliza expedientes, clientes, documentos, trabajos, facturación y agenda en una única plataforma segura, trazable y altamente configurable.

Gestión de expedientes y clientes

El núcleo de GeDoExp es la relación entre expedientes y clientes, organizada de forma intuitiva:

• Ficha de cliente centralizada: Toda la información de cada cliente en un único punto: datos personales, contactos, expedientes asociados, historial de trabajos y facturación.
• Expedientes estructurados: Cada expediente agrupa toda la documentación, anotaciones, trabajos y comunicaciones relacionadas, facilitando la visión global del caso.
• Asociación flexible: Un cliente puede tener múltiples expedientes, y cada expediente puede vincularse a otros expedientes relacionados cuando sea necesario.
• Estados y seguimiento: Control del estado de cada expediente (abierto, en curso, archivado) con posibilidad de añadir notas y recordatorios.

Búsqueda avanzada en documentos

Una de las funcionalidades más potentes de GeDoExp es su capacidad de búsqueda:

• Búsqueda en texto tecleado: Localiza instantáneamente cualquier información introducida en fichas de clientes, expedientes, anotaciones o trabajos.
• Búsqueda en contenido de documentos: El sistema indexa el contenido interno de los archivos (Word, PDF, etc.) y permite buscar palabras clave dentro de ellos, sin necesidad de abrirlos uno a uno.
• Búsqueda combinada: Filtros por cliente, expediente, fecha, tipo de documento o palabras clave para afinar al máximo los resultados.
• Resultados contextuales: Cada resultado muestra el fragmento donde aparece la palabra buscada, facilitando la identificación rápida del documento relevante.

Anotaciones en archivos multimedia

GeDoExp va más allá de los documentos tradicionales, permitiendo trabajar con contenido audiovisual:

• Anotaciones en audio: Añade marcas de tiempo y comentarios a grabaciones de declaraciones, entrevistas o vistas orales.
• Anotaciones en video: Señala momentos concretos de vídeos con comentarios asociados, ideal para pruebas multimedia o grabaciones de juicios.
• Búsqueda en contenido multimedia: Localiza anotaciones específicas dentro de archivos de audio y video, accediendo directamente al momento exacto.
• Vinculación con expedientes: Cada anotación queda asociada al expediente correspondiente, manteniendo la trazabilidad completa.

Registro de trabajos y facturación

GeDoExp automatiza la gestión del tiempo y la facturación del despacho:

• Registro de trabajos: Cada tarea realizada se registra con su duración, descripción y asociación al expediente y cliente correspondiente.
• Generación automática de facturas: A partir de los trabajos registrados, el sistema genera las facturas correspondientes, aplicando las tarifas configuradas para cada cliente o tipo de trabajo.
• Control de facturación: Seguimiento del estado de las facturas (emitidas, pagadas, pendientes) y generación de informes de facturación por periodo, cliente o expediente.
• Historial completo: Registro detallado de todos los trabajos realizados por cada abogado, facilitando la evaluación del rendimiento y la asignación de recursos.

Agenda integrada y movilidad

La gestión del tiempo es crucial en un despacho. GeDoExp ofrece una agenda completa y accesible desde cualquier lugar:

• Agenda centralizada: Citas, vistas, plazos procesales y recordatorios organizados en una única agenda compartida o individual.
• Acceso desde Android: Los abogados pueden consultar y gestionar su agenda desde dispositivos móviles Android, estés donde estés.
• Vinculación con expedientes: Cada cita o evento puede asociarse a un expediente concreto, manteniendo la coherencia de la información.
• Alertas y recordatorios: Notificaciones automáticas para plazos procesales críticos, evitando el riesgo de perder fechas importantes.

Generador de documentos desde plantillas

Agiliza la redacción de escritos y documentos repetitivos:

• Biblioteca de plantillas: Crea y gestiona plantillas para los documentos más habituales del despacho (demandas, contratos, escritos de trámite, etc.).
• Campos dinámicos: Las plantillas incorporan campos que se rellenan automáticamente con los datos del cliente, expediente o trabajos registrados.
• Generación en un clic: Produce documentos completos y personalizados en segundos, reduciendo drásticamente el tiempo de redacción.
• Consistencia y calidad: Garantiza que todos los documentos del despacho mantengan un formato y estructura homogéneos.

Seguridad y trazabilidad

En el sector legal, la confidencialidad y el control de accesos son innegociables:

• Registro de accesos: El sistema registra todos los accesos de los usuarios a la aplicación, con fecha, hora y tipo de operación realizada.
• Auditoría de consultas: Se documenta qué información ha consultado cada usuario, garantizando la trazabilidad completa del uso de los datos.
• Control de permisos: Configuración de roles y permisos para limitar el acceso a expedientes, clientes o funcionalidades según el perfil de cada usuario.
• Cumplimiento normativo: Diseñado para facilitar el cumplimiento del RGPD y la normativa de protección de datos de los clientes.

Configuración adaptable

Cada despacho tiene su propia forma de trabajar. GeDoExp se adapta a ti:

• Múltiples modos de trabajo: Configuración del sistema según la operativa específica del despacho (por áreas jurídicas, por equipos, por tipo de cliente, etc.).
• Personalización de campos: Adaptación de las fichas de clientes y expedientes con campos personalizados según las necesidades de cada caso.
• Flujos de trabajo configurables: Definición de los procesos internos del despacho para que el sistema se ajuste a la realidad del equipo.
• Evolución sin límites: El sistema crece y se adapta a medida que el despacho cambia o incorpora nuevas áreas de práctica.

Ideal para:

• Despachos de abogados medianos y grandes: Que necesitan una solución integral para gestionar múltiples expedientes, clientes y abogados de forma coordinada.
• Despachos multidisciplinar: Con áreas de práctica diversas (civil, penal, laboral, mercantil) que requieren una gestión diferenciada pero centralizada.
• Despachos con alto volumen documental: Donde la búsqueda rápida de documentos y la gestión eficiente del archivo son críticas.
• Despachos con trabajo multimedia: Que manejan grabaciones de declaraciones, vídeos de pruebas o audios de entrevistas y necesitan anotarlos y buscarlos eficientemente.
• Despachos con movilidad: Abogados que necesitan acceso a la agenda y a la información de expedientes desde dispositivos móviles.
• Despachos preocupados por la seguridad: Que requieren un control exhaustivo de los accesos y una trazabilidad completa de las consultas realizadas.