Profesionales de servicios, consultores, técnicos, estudios creativos, despachos profesionales... Todos comparten un mismo desafío: gestionar los trabajos realizados, contabilizar con precisión el tiempo invertido y los materiales empleados, emitir facturas correctas y mantener al cliente informado del avance de sus proyectos. Cuando esta gestión se hace con hojas de cálculo, correos electrónicos o herramientas dispersas, el resultado suele ser el mismo: horas perdidas, facturas con errores, clientes desinformados y discusiones sobre lo trabajado o lo cobrado.

TimeWork es la aplicación diseñada para resolver este problema de principio a fin. Permite gestionar los trabajos realizados contabilizando el tiempo de trabajo y el material empleado, con un módulo de facturación totalmente integrado. Desde el registro de cada hora trabajada hasta la emisión de la factura y su cobro, todo el proceso se realiza en una única plataforma. Y como valor diferencial, incluye una aplicación para que el cliente pueda consultar en tiempo real el detalle de los trabajos realizados para él, generando transparencia, confianza y agilidad en la relación profesional.

Estructura de la información

TimeWork organiza la información en una estructura jerárquica clara y eficiente:

• Clientes: Ficha completa de cada cliente con sus datos de contacto, información fiscal y condiciones comerciales específicas.
• Proyectos: Cada cliente puede tener uno o varios proyectos asociados. Para cada proyecto se define el precio hora aplicable, permitiendo tarifas diferenciadas según el tipo de trabajo o el acuerdo con el cliente.
• Trabajos: Cada trabajo realizado se registra de forma individual, vinculándolo al cliente y proyecto correspondientes, con toda la información necesaria para su trazabilidad y facturación.
• Relación clara: La estructura Cliente ? Proyecto ? Trabajo permite una gestión ordenada incluso cuando se manejan múltiples clientes y proyectos simultáneamente.

Registro detallado de trabajos

Cada trabajo realizado se registra con el máximo nivel de detalle, garantizando la trazabilidad completa:

• Cliente y proyecto: Cada trabajo queda automáticamente asociado al cliente y proyecto correspondientes, facilitando la posterior facturación y análisis.
• Hora de inicio y fin: Registro preciso del momento en que se inicia y finaliza cada trabajo, permitiendo el cálculo automático del tiempo dedicado.
• Cálculo automático del tiempo: El sistema calcula automáticamente la duración de cada trabajo en base a las horas de inicio y fin, sin necesidad de introducirlo manualmente.
• Material empleado: Registro de los materiales utilizados en cada trabajo, con sus cantidades y costes, para su imputación directa al trabajo y posterior facturación.
• Descripción detallada: Campo de texto para describir el trabajo realizado, las tareas concretas ejecutadas, los hitos alcanzados o cualquier otra información relevante para el cliente.
• Documentos adjuntos: Posibilidad de adjuntar a cada trabajo los documentos relacionados: entregables, informes, planos, fotografías, presupuestos o cualquier otro archivo relevante.

Control de estados del trabajo

TimeWork permite seguir el ciclo de vida completo de cada trabajo mediante un sistema de estados:

• Pendiente: Trabajo registrado pero aún no iniciado. Permite planificar la carga de trabajo y anticipar recursos necesarios.
• Iniciado: Trabajo en curso. El profesional está dedicando tiempo y recursos al mismo.
• Finalizado: Trabajo completado y entregado al cliente. Pendiente de facturación.
• Cobrado: Trabajo facturado y cobrado. Cierra el ciclo completo del trabajo.
• Transición fluida: El paso de un estado a otro se realiza de forma sencilla, manteniendo el historial completo de cambios.
• Visión global: Listados filtrables por estado, permitiendo ver rápidamente los trabajos pendientes de iniciar, los finalizados sin facturar o los pendientes de cobro.

Módulo de facturación integrado

TimeWork convierte los trabajos registrados en facturas de forma automática, eliminando la doble introducción de datos:

• Generación desde trabajos: Las facturas se generan directamente a partir de los trabajos finalizados, sin necesidad de volver a introducir los datos.
• Facturación detallada: Cada factura puede incluir el desglose completo de los trabajos realizados, con horas, materiales, descripciones e importes por cada concepto.
• Facturación resumida: Posibilidad de generar facturas con textos más generales o específicos, agrupando conceptos o presentando un importe global según las preferencias del cliente.
• Textos personalizables: Cada factura puede incluir textos adicionales, observaciones o condiciones específicas adaptadas a cada cliente o proyecto.
• Cálculo automático de importes: El sistema calcula los importes en base a las horas trabajadas, el precio hora del proyecto y los materiales empleados, aplicando los impuestos correspondientes.
• Agrupación de trabajos: Posibilidad de agrupar varios trabajos en una misma factura, facilitando la facturación periódica a clientes con múltiples proyectos.
• Seguimiento del cobro: Una vez emitida la factura, el sistema permite marcar los trabajos asociados como "cobrado", cerrando el ciclo completo.

Aplicación para el cliente

Una de las funcionalidades más diferenciales de TimeWork es su aplicación para clientes, que transforma la relación profesional:

• Consulta en tiempo real: El cliente puede ver en cualquier momento el detalle de los trabajos realizados para él, sin necesidad de llamar o enviar emails preguntando.
• Transparencia total: El cliente accede a las horas trabajadas, los materiales empleados, las descripciones de cada trabajo y los documentos adjuntos, generando confianza en la relación.
• Seguimiento del avance: El cliente puede ver el estado de sus proyectos y trabajos, conociendo en todo momento en qué fase se encuentra cada uno.
• Acceso desde cualquier dispositivo: La aplicación permite al cliente consultar la información desde su móvil, tablet u ordenador, estés donde estés.
• Reducción de consultas: Al tener la información disponible, el cliente reduce las llamadas y emails de seguimiento, liberando tiempo tanto para él como para el profesional.
• Imagen profesional: Ofrecer al cliente una aplicación para consultar sus trabajos refuerza la imagen de profesionalidad y modernidad del negocio.

Informes y análisis

TimeWork proporciona información valiosa para la gestión del negocio:

• Informes por cliente: Resumen de todos los trabajos realizados para cada cliente, con tiempos, materiales, importes facturados y cobrados.
• Informes por proyecto: Análisis detallado de cada proyecto: horas invertidas, materiales consumidos, rentabilidad y estado actual.
• Informes temporales: Evolución de los trabajos realizados por periodos (diario, semanal, mensual, anual), identificando tendencias y cargas de trabajo.
• Análisis de rentabilidad: Cálculo de la rentabilidad de cada proyecto o cliente, comparando los importes facturados con los costes reales de tiempo y materiales.
• Control de cobros: Listado de trabajos finalizados pendientes de facturar y facturas emitidas pendientes de cobro, fundamental para la tesorería.
• Exportación de datos: Los informes pueden exportarse en formatos estándar (PDF, Excel) para su uso externo o presentación a terceros.

Ventajas competitivas

• Ciclo completo integrado: Desde el registro del trabajo hasta su cobro, todo en una única aplicación, sin saltos entre herramientas.
• Transparencia con el cliente: La app de cliente elimina la opacidad y genera confianza, diferenciando al profesional de su competencia.
• Precisión en la facturación: Al generarse directamente desde los trabajos registrados, se eliminan los errores de transcripción manual.
• Trazabilidad documental: Cada trabajo con sus documentos adjuntos, facilitando la recuperación de información y la justificación ante el cliente.
• Control de tiempos: Registro preciso de las horas trabajadas, fundamental para profesionales que cobran por tiempo.
• Control de materiales: Imputación directa de los materiales a cada trabajo, evitando que se pierdan costes en la facturación.
• Flexibilidad en la facturación: Facturas detalladas o resumidas según las preferencias de cada cliente.
• Ahorro de tiempo: Automatización de tareas administrativas que permiten al profesional centrarse en su actividad principal.

Ideal para:

• Consultores y asesores: Que cobran por horas de trabajo y necesitan un control preciso del tiempo dedicado a cada cliente.
• Estudios creativos: De diseño gráfico, arquitectura, interiorismo o publicidad, que gestionan proyectos con tiempos y materiales variables.
• Despachos profesionales: De abogados, economistas o gestorías, que necesitan registrar el tiempo dedicado a cada asunto de cada cliente.
• Técnicos y freelancers: Que realizan trabajos por encargo y necesitan justificar las horas y materiales facturados.
• Empresas de servicios IT: Que gestionan proyectos de desarrollo, mantenimiento o consultoría tecnológica con múltiples clientes.
• Profesionales del marketing: Que trabajan por proyectos para diferentes clientes y necesitan controlar tiempos y entregables.
• Formadores y coaches: Que imparten sesiones y necesitan registrar el tiempo dedicado a cada cliente o grupo.
• Talleres y servicios técnicos: De reparación, mantenimiento o instalación, donde el tiempo y los materiales son la base de la facturación.
• Agencias de cualquier sector: Que gestionan múltiples proyectos para diferentes clientes y necesitan una visión clara de la rentabilidad de cada uno.